Politique de confidentialité

Préambule

Experia Sàrl (ci-après « Experia » ou « nous »), exploitant la marque Tenkai, accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles. La présente Politique de Confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous informer, de manière claire et transparente, sur la manière dont nous collectons, utilisons, protégeons et partageons vos données personnelles dans le cadre de l'utilisation du site www.tenkai-thang.com (ci-après le « Site ») et des services Tenkai.

La présente Politique est conforme à la Loi fédérale suisse sur la protection des données du 25 septembre 2020 (nLPD), entrée en vigueur le 1^er septembre 2023, et — lorsqu'il s'applique — au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

Contact dédié à la protection des données : customer@tenkai-thang.com

2. Données personnelles collectées

Nous collectons et traitons les catégories de données suivantes :

2.1 — Données d'identification. Nom, prénom, civilité, fonction, raison sociale et forme juridique de l'entreprise, numéro d'immatriculation.

2.2 — Données de contact. Adresse de courriel, numéro de téléphone, adresse postale professionnelle.

2.3 — Données relatives à l'activité professionnelle. Secteur d'activité, taille de l'entreprise, chiffre d'affaires, problématiques entrepreneuriales, objectifs, projets en cours, informations partagées dans le cadre des sessions d'accompagnement.

2.4 — Données contractuelles et financières. Coordonnées bancaires, factures, échéanciers de paiement, historique des règlements, montants facturés.

2.5 — Données de connexion et de navigation. Adresse IP, type et version de navigateur, système d'exploitation, pages consultées sur le Site, date et heure de connexion, source de trafic, paramètres UTM, identifiants techniques (cookies — voir notre Politique Cookies).

2.6 — Données issues de l'exécution des Programmes. Enregistrements audio/vidéo des sessions (selon les Programmes et conformément à l'autorisation contractuelle), commentaires, contributions à la communauté, présence aux événements, soumissions de formulaires d'auto-évaluation (notamment Tenkai TEMI).

2.7 — Données issues d'interactions marketing. Réponses à des formulaires (Tally, Calendly), inscriptions à des webinaires, ouverture et clics sur des courriels (ActiveCampaign), interactions avec nos publicités (Meta, Google Ads).

3. Sources des données

Nous collectons vos données :

• directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire, nous contactez, vous inscrivez à un webinaire, signez un contrat, ou interagissez avec nos services ;
• indirectement, via les outils tiers que vous utilisez en interaction avec nos services (plateformes publicitaires, formulaires, plateformes de paiement) ;
• automatiquement, via les cookies et technologies similaires lors de votre navigation sur le Site (voir Politique Cookies).

4. Finalités et bases légales du traitement

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion de la relation pré-contractuelle (qualification, propositions commerciales) — Mesures précontractuelles à votre demande / Intérêt légitime
• Exécution des contrats Tenkai souscrits — Exécution du contrat
• Facturation, comptabilité, recouvrement — Obligation légale (art. 957 ss CO)
• Communication relative aux Programmes (calendriers, accès, contenus) — Exécution du contrat
• Prospection commerciale par courriel — Consentement (clients/prospects) ou intérêt légitime (clients existants)
• Mesure d'audience et amélioration du Site — Consentement (cookies) ou intérêt légitime
• Personnalisation des publicités — Consentement (via gestionnaire de cookies)
• Témoignages et communication marketing — Consentement express ou stipulation contractuelle
• Gestion des demandes (support, droits sur les données) — Obligation légale et intérêt légitime
• Sécurité du Site et prévention de la fraude — Intérêt légitime
• Archivage légal — Obligation légale

5. Destinataires des données

Vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants, dans la stricte mesure nécessaire à la réalisation des finalités :

5.1 — Au sein d'Experia. Les collaborateurs et intervenants Tenkai habilités (Customer Success Managers, experts pédagogiques, équipe administrative et financière, responsables marketing).

5.2 — Sous-traitants techniques. Nos prestataires intervenant pour notre compte, soumis à des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité, notamment :

• Hébergement et infrastructure : Vercel (États-Unis), Supabase
• CRM et gestion commerciale : Attio
• Gestion des contrats et signature électronique : Oneflow
• Plateformes vidéo et webinaires : WebinarJam, Vimeo, plateformes de visioconférence
• Communauté et plateforme membre : Skool
• Marketing et e-mailing : ActiveCampaign
• Formulaires et prises de rendez-vous : Tally, Calendly
• Automatisation et workflows : n8n
• Analytics et publicité : Google Analytics, Meta (Facebook/Instagram), Google Ads
• Paiement : Stripe, GoCardless, banques partenaires
• Comptabilité : prestataires comptables d'Experia

5.3 — Tiers institutionnels. Autorités fiscales, comptables, judiciaires ou administratives compétentes, lorsque la communication est requise par la loi ou par décision exécutoire.

5.4 — Cessions et restructurations. En cas de cession, fusion, scission ou réorganisation d'Experia, vos données pourraient être transférées à l'entité repreneuse sous réserve du respect des présentes dispositions.

Vos données ne sont en aucun cas vendues à des tiers à des fins commerciales.

6. Transferts hors Suisse / UE

Certains de nos sous-traitants étant situés hors de Suisse et de l'Union européenne (notamment aux États-Unis), vos données peuvent faire l'objet de transferts internationaux. Ces transferts sont encadrés par :

• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne et reconnues par le Préposé fédéral suisse à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ;
• des mécanismes de certification lorsqu'ils sont disponibles (notamment le Data Privacy Framework EU-US et Swiss-US) ;
• des mesures techniques et organisationnelles complémentaires visant à garantir un niveau de protection équivalent.

Vous pouvez nous contacter pour obtenir copie des garanties applicables aux transferts qui vous concernent.

7. Durées de conservation

Nous conservons vos données pendant les durées suivantes :

• Données prospects (formulaires, leads non convertis) — 3 ans à compter du dernier contact
• Données clients actifs — Durée du contrat + 3 ans (prospection)
• Données contractuelles et factures — 10 ans (obligation comptable suisse, art. 958f CO)
• Données de connexion (logs techniques) — 12 mois maximum
• Cookies — durées spécifiques détaillées dans la Politique Cookies
• Enregistrements audio/vidéo des sessions — 5 ans à compter de la fin du contrat (sauf usage marketing autorisé contractuellement)
• Témoignages exploités à des fins marketing — Tant que le consentement n'est pas retiré

À l'expiration des durées applicables, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès illicite, notamment :

• chiffrement des connexions (HTTPS/TLS) ;
• contrôle des accès (authentification forte sur les outils sensibles) ;
• séparation logique des environnements ;
• engagements contractuels de confidentialité avec nos sous-traitants ;
• sauvegardes régulières ;
• sensibilisation continue de nos équipes à la protection des données.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais et notifierons l'autorité compétente (PFPDT et/ou autorités européennes de contrôle).

9. Vos droits

Conformément à la nLPD et au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit d'effacement (« droit à l'oubli ») : faire supprimer vos données dans les cas prévus par la loi.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes, notamment à des fins de prospection commerciale.
• Droit à la limitation : faire limiter le traitement dans certains cas (exactitude contestée, traitement illicite, etc.).
• Droit à la portabilité (RGPD) : recevoir vos données dans un format structuré et les transmettre à un autre responsable de traitement.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que ce retrait ne remette en cause la licéité des traitements antérieurs.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée ayant des effets juridiques significatifs vous concernant.

10. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

Par courriel : customer@tenkai-thang.com
Par courrier postal : Experia Sàrl, Avenue Rosemont 8, 1208 Genève, Suisse

Nous pouvons être amenés à vous demander un justificatif d'identité afin de vérifier la légitimité de votre demande. Nous nous engageons à vous répondre dans un délai maximum de trente (30) jours, prolongeable de soixante (60) jours en cas de complexité particulière.

11. Réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :

En Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)
Feldeggweg 1, CH-3003 Berne — www.edoeb.admin.ch

Dans l'Union européenne : auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence (en France : la CNIL — www.cnil.fr).

12. Enregistrements audio/vidéo des sessions

Dans le cadre de certains Programmes Tenkai, des sessions sont enregistrées (Immersions, débunkages stratégiques, ateliers collectifs, témoignages). Le traitement de ces enregistrements fait l'objet de stipulations contractuelles spécifiques figurant dans les Conditions Générales de Vente et dans le contrat individuel de souscription. Vous pouvez retirer votre consentement à l'exploitation marketing de ces enregistrements à tout moment dans les conditions contractuelles, sans que cela ne remette en cause les exploitations antérieures.

13. Mineurs

Le Site et les services Tenkai s'adressent exclusivement à des professionnels majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes mineures. Si vous estimez qu'un mineur nous a transmis des données, merci de nous le signaler à customer@tenkai-thang.com afin que nous procédions à leur suppression.

14. Modifications de la Politique

La présente Politique peut être amenée à évoluer, notamment en cas d'évolution réglementaire ou de modification de nos pratiques. La version applicable est celle disponible sur le Site à la date de votre consultation. Nous vous invitons à la consulter régulièrement. Toute modification substantielle vous sera notifiée par courriel si vous êtes Client Tenkai.